Od dnia 25 września 2024 roku w Getin Fleet S.A (spółka) obowiązuje procedura, która określa zasady i tryb zgłaszania zidentyfikowanych naruszeń prawa w spółce.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest każdy kto zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą/wykonywaną usługą.
Jesteś sygnalistą, jeżeli dokonałeś zgłoszenia i
- jesteś pracownikiem lub byłym pracownikiem spółki niezależnie od podstawy zatrudnienia umowa o pracę umowa cywilnoprawna b2b lub
- jesteś wolontariuszem stażystą lub wykonujesz w spółce praktyki lub
- jesteś członkiem struktur korporacyjnych spółki jej udziałowcem prokurentem lub
- jesteś osobą świadczącą usługi na rzecz spółki lub
- jesteś osobą świadczącą pracę na rzecz zewnętrznych współpracowników spółki czyli partnerów, wykonawców, podwykonawców czy dostawców naszej spółki niezależnie od formy zatrudnienia lub sam jesteś współpracownikiem nie zatrudniającym pracowników
- uczestniczysz w procesie rekrutacji przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnieniem funkcji w strukturach korporacyjnych spółki lub na rzecz spółki.
Czym jest i czego może dotyczyć naruszenie?
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Jak możesz dokonać zgłoszenia
Naruszenie możesz zgłaszać imiennie lub anonimowo. Możesz:
- napisać do Prezesa Zarządu list na adres siedziby Getin Fleet S.A. ul.Fabryczna 6, 53-609 Wrocław; na kopercie należy umieścić dopisek „Zgłoszenie whistleblowing do rąk własnych Prezesa Zarządu” albo
- napisać na dedykowany adres mailowy
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. albo - przy pomocy powyższych narzędzi może poprosić o bezpośrednie spotkanie; wówczas zostanie ono zorganizowane w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego zgłoszenia.
- Zgłoszenia dotyczące Członków Zarządu sygnalista dokonuje bezpośrednio do Rady Nadzorczej spółki wyłącznie listownie na adres siedziby spółki z dopiskiem „Zgłoszenie whistleblowing do rąk własnych Rady Nadzorczej”.
Co napisać w zgłoszeniu wewnętrznym?
Ważne jest, abyś dokonując zgłoszenia wewnętrznego podał komisji jak najwięcej szczegółów i przez to jak najwięcej dowodów; im więcej informacji otrzymamy komisja, tym wnikliwiej będzie mogła zbadać zgłoszenie naruszenia, dlatego postaraj się opisać naruszenie wskazując między innymi:
- nazwę jednostki organizacyjnej, której zgłoszenie dotyczy,
- konkretny przybliżony termin wystąpienia naruszenia lub okres w którym naruszenie trwało ,
- opis nieprawidłowości i okoliczności w jakich do nich doszło,
- wskazanie danych osób mogących pomóc w wyjaśnieniu okoliczności zgłoszenia,
- dane osób podejrzewanych o dopuszczenie się nieprawidłowości,
- swój adres do kontaktu, o ile chcesz, żeby wyznaczony pracownik lub komisja informowała Ciebie o przebiegu postępowania. Adresem do kontaktu może być Twój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
- inne przydatne informacje.
Jakie masz gwarancje w związku z dokonanym zgłoszeniem?
Spółka umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi. W spółce obowiązuje zakaz podejmowania wobec zgłaszającego, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych ze zgłaszającym, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań.
W jaki sposób którego momentu będziesz podlegać ochronie?
Będziesz chroniony przed działaniami odwetowymi od momentu dokonania przez Ciebie zgłoszenia w ramach procedury.
Co się stanie z dokonanym przez Ciebie zgłoszeniem?
Zgłoszenie rozpatrzy bezstronna komisja, która po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym przedstawi wnioski końcowe i wyda rekomendacje, o ile uzna to za konieczne w celu eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości.
Jak chronimy wszystkie Twoje dane osobowe?
Wszystkie Twoje dane, w szczególności o których mowa w artykule 9 RODO, będą chronione zgodnie z wymogami określonymi w przepisach RODO. Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać tylko:
- jeśli będzie to niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązków prawnych administratora danych i do wykonania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej lub
- gdy będą one szczególnie istotne dla dobra prowadzonego przez Komisję postępowania wyjaśniającego zgłoszonej przez Ciebie sprawie
- tak długo jak to będzie konieczne do prawidłowego przeprowadzenia przez Komisję postępowania wyjaśniającego.